Управление делопроизводства и контроля документооборота и архив

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ УПРАВЛЕНИЯ:

• Прием поступающей корреспонденции, регистрация, учет, направление для исполнения и организация справочной работы по ней.
• Прием, регистрация, учет и контроль за рассмотрением обращений граждан и организаций.
• Проверка соответствия требованиям к оформлению отправляемых документов, экспедиционная обработка и отправка корреспонденции.
• Регистрация поступающих и отправляемых документов посредством системы электронного документооборота Министерства науки и высшего образования Российской Федерации.
• Оформление, учет, тиражирование и контроль исполнения приказов и распоряжений ректора по направлениям деятельности.
• Контроль за правильным оформлением и соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.
• Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) нормативных, инструктивных, методических документов, способствующих сокращению сроков прохождения и исполнения документов, упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.
• Удостоверение верности копий документов (учредительных документов Университета, документов, изданных в университете; документов работников университета, в т.ч. об уровне образования, повышении квалификации и прочих документов, связанных с их деятельностью от лица Университета; документов, изданных сторонними организациями, связанных с уставной деятельностью университета, в т.ч. лицензии, свидетельства, сертификаты и др.), направляемых в сторонние организации, учреждения, предприятия и гражданам.
•  Учет и выдача номерных бланков документов об образовании и приложений к ним.
• Разработка бланков распорядительных документов и писем, учёт и обеспечение ими подразделений.
• Изготовление печатей и штампов для структурных подразделений.
• Составление сводной номенклатуры дел Университета, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной передачей дел в архив.
• Организация проведения экспертизы ценности документов и уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения.
• Обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.
• Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями Федерального архивного агентства (Росархив).

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ АРХИВА:

• Прием документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, в соответствии с утвержденным графиком.
• Формирование описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, актов об утрате документов, актов о неисправных повреждениях архивных документов.
• Подготовка и передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ЦГА СПб.
• Организация и проведение методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности Университета.
• Учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве.
• Проведение мероприятий по обеспечению сохранности документов находящихся на хранении в архиве.
• Выдача документов и дел для работы в помещении архива или во временное пользование.
• Учет использования документов архива.
• Исполнение запросов граждан и организаций, выдача архивных копий документов, архивных выписок и справок, информирование по вопросам местонахождения архивных документов.
• Создание информационно-поисковых систем документов и дел архива.
• Участие в разработке документов Университета по вопросам архивного дела и делопроизводства.
• Оказание методической помощи структурным подразделениям в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел при подготовке документов к передаче в архив.