Часы работы

понедельник-четверг
с 8:45 до 12:00, с 14:00 до 17:00;
пятница
с 8:45 до 12:00, с 14:00 до 16:00

Часы приема архива:

понедельник-четверг
с 8:45 до 12:00, с 13:00 до 17:00;
пятница
с 8:45 до 12:00, с 13:00 до 16:00

Аудитории
21 линия ВО, д. 2, 1156, 1158, 1006,1008
E-mail
rectorat@spmi.ru
начальник управления делопроизводства и контроля документооборота

Яновицкая Елена Рауфовна

Аудитория
1156
Телефон
(812) 328-84-06 (по вопросам поступающей и отправляемой корреспонденции, командирования работников и обучающихся) (812) 328-82-00
E-mail
Yanovitskaya_ER@pers.spmi.ru
заместитель начальника управления

Гришина Екатерина Александровна

Аудитория
1158
Телефон
(812) 328-82-00
Почта
Grishina_EA@pers.spmi.ru
Архив
начальник архива

Гурская Мария Петровна

Аудитория
21 линия ВО, д. 2, 1006,1008
Телефон
(812) 328-86-79
Почта
fomina_mp@pers.spmi.ru

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ УПРАВЛЕНИЯ:

  • Прием поступающей корреспонденции, регистрация, учет, направление для исполнения и организация справочной работы по ней.
  • Прием, регистрация, учет и контроль за рассмотрением обращений граждан и организаций.
  • Проверка соответствия требованиям к оформлению отправляемых документов, экспедиционная обработка и отправка корреспонденции.
  • Регистрация поступающих и отправляемых документов посредством системы электронного документооборота Министерства науки и высшего образования Российской Федерации.
  • Оформление, учет, тиражирование и контроль исполнения приказов и распоряжений ректора по направлениям деятельности.
  • Контроль за правильным оформлением и соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.
  • Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) нормативных, инструктивных, методических документов, способствующих сокращению сроков прохождения и исполнения документов, упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.
  • Удостоверение верности копий документов (учредительных документов Университета, документов, изданных в университете; документов работников университета, в т.ч. об уровне образования, повышении квалификации и прочих документов, связанных с их деятельностью от лица Университета; документов, изданных сторонними организациями, связанных с уставной деятельностью университета, в т.ч. лицензии, свидетельства, сертификаты и др.), направляемых в сторонние организации, учреждения, предприятия и гражданам.
  •  Учет и выдача номерных бланков документов об образовании и приложений к ним.
  • Разработка бланков распорядительных документов и писем, учёт и обеспечение ими подразделений.
  • Изготовление печатей и штампов для структурных подразделений.
  • Составление сводной номенклатуры дел Университета, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной передачей дел в архив.
  • Организация проведения экспертизы ценности документов и уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения.
  • Обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.
  • Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями Федерального архивного агентства (Росархив).

 

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ АРХИВА:

  • Прием документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, в соответствии с утвержденным графиком.
  • Формирование описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, актов об утрате документов, актов о неисправных повреждениях архивных документов.
  • Подготовка и передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ЦГА СПб.
  • Организация и проведение методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности Университета.
  • Учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве.
  • Проведение мероприятий по обеспечению сохранности документов находящихся на хранении в архиве.
  • Выдача документов и дел для работы в помещении архива или во временное пользование.
  • Учет использования документов архива.
  • Исполнение запросов граждан и организаций, выдача архивных копий документов, архивных выписок и справок, информирование по вопросам местонахождения архивных документов.
  • Создание информационно-поисковых систем документов и дел архива.
  • Участие в разработке документов Университета по вопросам архивного дела и делопроизводства.
  • Оказание методической помощи структурным подразделениям в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел при подготовке документов к передаче в архив.