Отдел делопроизводства и архив

Отдел делопроизводства

Режим работы:

понедельник-четверг с 8:30 до 17:15; пятница с 8:30 до 16:30

Телефон: (812) 328-82-00

e-mailrectorat@spmi.ru

Аудитория: 1158

IMG_8388.jpg

Яновицкая Елена Рауфовна

начальник отдела

22222.jpg

Копьева Елена Васильевна

заместитель начальника отдела

  • Обработка, прием, регистрация, учет, хранение, своевременная доставка и рассылка по назначению поступающей и отправляемой корреспонденции, в том числе переданной по специальным средствам связи.
  • Оформление, выпуск, учет, тиражирование, копирование приказов ректора по основной деятельности.
  • Обеспечение своевременного рассмотрения входящей документации, представляемой для доклада ректору Университета.
  • Изготовление и учет бланков документов, обеспечение их изготовления, изготовление печатей и штампов для структурных подразделений Университета.
  • Контроль за сроками исполнения документов, их правильного оформления и за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.
  • Обеспечение методического руководства по организации работы с документами в Университете.
  • Методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях Университета, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
  • Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
  • Разработка инструкции по делопроизводству в Университете и ее внедрение.
  • Формирование сводной номенклатуры дел Университета.
  • Обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.

Архив

Режим работы:

понедельник-четверг с 8:30 до 17:15; пятница с 8:30 до 16:30

Телефон: (812) 328-86-79

e-mailrectorat@spmi.ru

Аудитория: 1006,1008

Евстигнеева Надежда Юрьевна

начальник архива

  • Прием, регистрация, учет, систематизация документов структурных подразделений Университета, обработанных в соответствии с установленными требованиями.
  • Работа по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов (описей, картотек, обзоров, справок).
  • Оформление учетных документов (книг учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листов фондов).
  • Организация использования документов (информирование работников о составе и содержании документов архива; выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов для служебного и научного использования, для работы в помещении архива).
  • Контроль за своевременностью поступления в архив, законченных делопроизводством документов, в соответствии с утвержденной номенклатурой.
  • Работа по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
  • Составление описей дел для передачи документов в Центральный государственный архив Санкт-Петербурга, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
  • Работа по восстановлению документов.
  • Учет количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
  • Составление установленной отчетности (Паспорт архива, карточки фондов).
  • Работа по защите информации, составляющей государственную и служебную тайну.