Отдел делопроизводства и архив
Отдел делопроизводства
Режим работы:
понедельник-четверг с 8:30 до 17:15; пятница с 8:30 до 16:30
Телефон: (812) 328-82-00
e-mail: rectorat@spmi.ru
Аудитория: 1158
| Яновицкая Елена Рауфовна начальник отдела |
| Копьева Елена Васильевна заместитель начальника отдела |
- Обработка, прием, регистрация, учет, хранение, своевременная доставка и рассылка по назначению поступающей и отправляемой корреспонденции, в том числе переданной по специальным средствам связи.
- Оформление, выпуск, учет, тиражирование, копирование приказов ректора по основной деятельности.
- Обеспечение своевременного рассмотрения входящей документации, представляемой для доклада ректору Университета.
- Изготовление и учет бланков документов, обеспечение их изготовления, изготовление печатей и штампов для структурных подразделений Университета.
- Контроль за сроками исполнения документов, их правильного оформления и за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.
- Обеспечение методического руководства по организации работы с документами в Университете.
- Методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях Университета, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
- Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
- Разработка инструкции по делопроизводству в Университете и ее внедрение.
- Формирование сводной номенклатуры дел Университета.
- Обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.
Архив
Режим работы:
понедельник-четверг с 8:30 до 17:15; пятница с 8:30 до 16:30
Телефон: (812) 328-86-79
e-mail: rectorat@spmi.ru
Аудитория: 1006,1008
Евстигнеева Надежда Юрьевна
начальник архива
- Прием, регистрация, учет, систематизация документов структурных подразделений Университета, обработанных в соответствии с установленными требованиями.
- Работа по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов (описей, картотек, обзоров, справок).
- Оформление учетных документов (книг учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листов фондов).
- Организация использования документов (информирование работников о составе и содержании документов архива; выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов для служебного и научного использования, для работы в помещении архива).
- Контроль за своевременностью поступления в архив, законченных делопроизводством документов, в соответствии с утвержденной номенклатурой.
- Работа по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
- Составление описей дел для передачи документов в Центральный государственный архив Санкт-Петербурга, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
- Работа по восстановлению документов.
- Учет количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
- Составление установленной отчетности (Паспорт архива, карточки фондов).
- Работа по защите информации, составляющей государственную и служебную тайну.